Consideraciones generales

Campo de aplicación

De acuerdo con la Ley 594 de 2000, Artículo 2º. “Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.” y Artículo 5°, numeral b) “Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;”. Este documento está dirigido a todas las entidades del estado colombiano, de los diferentes poderes y del nivel nacional, departamental, distrital y municipal. (Ver concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, número 2209 del 29 de enero de 2015) 

Adicionalmente los archivos privados y empresas privadas, que apoyados en la normatividad jurídica o por razones administrativas también recurren a realizar aplicaciones reprográficas, y finalmente, a todas las entidades del orden internacional que tengan acceso a este minimanual, en especial aquellas que hacen parte de la Asociación Latinoamericana de Archivos, que por su cercanía geográfica y cultural, poseen las mismas o similares problemáticas a la realidad colombiana.

Campo de acción 

Este documento tiene como objeto la documentación en soporte papel o digital que requiere aplicación del microfilm u otra tecnología, de acuerdo con lo que disponga el Programa de Gestión Documental, los instrumentos TRD o TVD y el Programa de Reprografía

¿Cómo usar e interpretar este minimanual? 

El presente texto se ha estructurado en cinco partes.

Microfilmación, uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental es un minimanual desarrollado de manera inductiva, es decir, de lo general a lo particular, teniendo como propósito final el que los archivos que se incluyen en el numeral 1.1 (Campo de Aplicación), puedan entender la dimensión del problema del uso actual de la microfilmación y así tomar la decisión más efectiva desde el punto de vista de la conservación.