Conservación Documental

 CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA DOCUMENTOS EN PAPEL

Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismos de alteración, los documentos en soporte de papel sufren constantes cambios en su composición física y funcional, lo cual pone en peligro la información consignada en ellos. En la ciudad de Bogotá D.C., por la tendencia de su clima, este riesgo es mucho mayor, ya que las condiciones ambientales propician la aparición más frecuente de agentes adversos a la estructura molecular del papel mismo. Un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmente transmitido. Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la información que consigna. Cualquier esfuerzo que se emprenda en la UPRA para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tener en cuenta dos factores: prevención y restauración, a eso hace referencia la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a anticipar daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos. Es así, como, la conservación preventiva consiste en una serie de medidas tendientes a evitar el deterioro de los materiales, o bien a detener los procesos de daño ya existentes. Los aspectos preventivos de la conservación se refieren básicamente al entorno físico, es decir, al medio en el que se encuentran los documentos almacenados en estos momentos dentro de la UPRA. En resumen, la conservación preventiva es una forma de anticiparse al daño, anulando y controlando las causas de deterioro de la documentación producida en la UPRA.

El objetivo de la conservación preventiva, que tiene que implementar la UPRA es asegurar a los documentos producidos en el marco de sus funciones las mejores condiciones de almacenamiento, teniendo en cuenta que el medio ambiente afecta su longevidad. Algunos criterios de preservación que se deben tener en cuenta son los siguientes:  Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y durabilidad de los documentos. Para ello, es necesario conocer:  La composición física y química de los documentos almacenados en las áreas de depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteración.  Las causas potenciales de su deterioro.  Establecer políticas racionales de facilitación del acervo documental, con el objeto de proteger los documentos de la excesiva manipulación. Para ello, se recomienda:  Seleccionar los documentos más valiosos y representativos de todo el acervo documental y hacer una réplica o copia de ellos para salvaguardar los originales.

Conservación Documental

 DIAGNÓSTICO

El Archivo General de la Nación –AGN–, expidió el 15 de Octubre de 2014, el Acuerdo 006 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000, con el cual se establecen los criterios generales para la formulación del plan de conservación documental, así como la responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de aplicación para su implementación, seguimiento y control. Mediante este acto administrativo, el AGN brinda una línea base para la implementación del Sistema Integrado de Conservación –SIC–, con un enfoque sistémico de planificación y documentación de los procesos de conservación y preservación, aplicables a documentos físicos y electrónicos, con acciones a corto, mediano y largo plazo. Este instrumento jurídico se crea dentro del marco general de los objetivos del proyecto Sistema Nacional de Archivos Electrónicos –SINAE– y aporta a la estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado para la gestión, conservación y preservación del patrimonio documental y la transparencia en el cumplimiento de la función archivística en Colombia. 

“CAPÍTULO I. GENERALIDADES. ARTÍCULO 1º. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN –SIC–.

 La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.” La Ley General de Archivos –Ley 594 de 2000– en su Título XI y Artículo 46 establece de manera taxativa la responsabilidad y obligación que tiene la Administración Pública de “implementar un Sistema Integrado de Conservación –SIC– en cada una de las fases del Ciclo Vital de los Documentos (Archivo de Gestión - Archivo Central - Archivo Histórico)”. El Sistema Integrado de Conservación es definido como el “Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el Sistema de Archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital”.

El proceso de preservación de los documentos producidos y/o recepcionados por la UPRA en cumplimiento de la misión y las funciones asignadas legalmente, tiene como propósito fundamental formular e implementar un conjunto de acciones de conservación preventiva y conservación. 

El proceso de conservación preventiva de los documentos producidos y/o recepcionados por la UPRA en cumplimiento de la misión y las funciones asignadas legalmente, tiene como propósito garantizar el mantenimiento documental, contemplando manejos administrativos y archivísticos, utilización de materiales adecuados, implementación de medidas específicas en la construcción o adecuación de los espacios locativos (edificios y locales), sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

Consideraciones generales

Campo de aplicación

De acuerdo con la Ley 594 de 2000, Artículo 2º. “Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.” y Artículo 5°, numeral b) “Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;”. Este documento está dirigido a todas las entidades del estado colombiano, de los diferentes poderes y del nivel nacional, departamental, distrital y municipal. (Ver concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, número 2209 del 29 de enero de 2015) 

Adicionalmente los archivos privados y empresas privadas, que apoyados en la normatividad jurídica o por razones administrativas también recurren a realizar aplicaciones reprográficas, y finalmente, a todas las entidades del orden internacional que tengan acceso a este minimanual, en especial aquellas que hacen parte de la Asociación Latinoamericana de Archivos, que por su cercanía geográfica y cultural, poseen las mismas o similares problemáticas a la realidad colombiana.

Campo de acción 

Este documento tiene como objeto la documentación en soporte papel o digital que requiere aplicación del microfilm u otra tecnología, de acuerdo con lo que disponga el Programa de Gestión Documental, los instrumentos TRD o TVD y el Programa de Reprografía

¿Cómo usar e interpretar este minimanual? 

El presente texto se ha estructurado en cinco partes.

Microfilmación, uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental es un minimanual desarrollado de manera inductiva, es decir, de lo general a lo particular, teniendo como propósito final el que los archivos que se incluyen en el numeral 1.1 (Campo de Aplicación), puedan entender la dimensión del problema del uso actual de la microfilmación y así tomar la decisión más efectiva desde el punto de vista de la conservación. 

REQUISITOS MÍNIMOS DE DIGITALIZACIÓN

Alistamiento

CONCEPTO DE MICROFILMACIÓN

 MICROFILMACIÓN

La microfilmación de archivos Es un proceso fotográfico, que consiste en capturar la información que tiene los documentos y plasmarlos en rollos de microfilm, capturando en promedio 8000  imágenes por rollo tamaño carta. Con este sistema se puede garantizar la fidelidad de la imagen capturada con respecto al documento físico, siendo así el único medio que no permite editar o alterar ninguna característica del documento original, por lo cual se recomienda realizar siempre antes de un proceso de destrucción de documentos.

CONCEPTO DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN

 DIGITALIZACIÓN

Es el proceso por el que la tecnología digital se implanta en la economía en su conjunto afectando a la producción, el consumo y a la propia organización, estructura y gestión de las empresas. 

Digitalización  como proceso de cambio tecnológicamente inducido en las industrias. Y deja lugar a la duda de esta aseveración continuando con esta cita literal: "La discusión académica que rodea la digitalización ha sido descrita como problemática ya que se ha desarrollado previamente una definición clara de los fenómenos". Acabaremos, que diría mi querido Quino en la voz de Mafalda.