Conservación Documental

 CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA DOCUMENTOS EN PAPEL

Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismos de alteración, los documentos en soporte de papel sufren constantes cambios en su composición física y funcional, lo cual pone en peligro la información consignada en ellos. En la ciudad de Bogotá D.C., por la tendencia de su clima, este riesgo es mucho mayor, ya que las condiciones ambientales propician la aparición más frecuente de agentes adversos a la estructura molecular del papel mismo. Un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmente transmitido. Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la información que consigna. Cualquier esfuerzo que se emprenda en la UPRA para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tener en cuenta dos factores: prevención y restauración, a eso hace referencia la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a anticipar daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos. Es así, como, la conservación preventiva consiste en una serie de medidas tendientes a evitar el deterioro de los materiales, o bien a detener los procesos de daño ya existentes. Los aspectos preventivos de la conservación se refieren básicamente al entorno físico, es decir, al medio en el que se encuentran los documentos almacenados en estos momentos dentro de la UPRA. En resumen, la conservación preventiva es una forma de anticiparse al daño, anulando y controlando las causas de deterioro de la documentación producida en la UPRA.

El objetivo de la conservación preventiva, que tiene que implementar la UPRA es asegurar a los documentos producidos en el marco de sus funciones las mejores condiciones de almacenamiento, teniendo en cuenta que el medio ambiente afecta su longevidad. Algunos criterios de preservación que se deben tener en cuenta son los siguientes:  Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y durabilidad de los documentos. Para ello, es necesario conocer:  La composición física y química de los documentos almacenados en las áreas de depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteración.  Las causas potenciales de su deterioro.  Establecer políticas racionales de facilitación del acervo documental, con el objeto de proteger los documentos de la excesiva manipulación. Para ello, se recomienda:  Seleccionar los documentos más valiosos y representativos de todo el acervo documental y hacer una réplica o copia de ellos para salvaguardar los originales.

Conservación Documental

 DIAGNÓSTICO

El Archivo General de la Nación –AGN–, expidió el 15 de Octubre de 2014, el Acuerdo 006 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000, con el cual se establecen los criterios generales para la formulación del plan de conservación documental, así como la responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de aplicación para su implementación, seguimiento y control. Mediante este acto administrativo, el AGN brinda una línea base para la implementación del Sistema Integrado de Conservación –SIC–, con un enfoque sistémico de planificación y documentación de los procesos de conservación y preservación, aplicables a documentos físicos y electrónicos, con acciones a corto, mediano y largo plazo. Este instrumento jurídico se crea dentro del marco general de los objetivos del proyecto Sistema Nacional de Archivos Electrónicos –SINAE– y aporta a la estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado para la gestión, conservación y preservación del patrimonio documental y la transparencia en el cumplimiento de la función archivística en Colombia. 

“CAPÍTULO I. GENERALIDADES. ARTÍCULO 1º. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN –SIC–.

 La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.” La Ley General de Archivos –Ley 594 de 2000– en su Título XI y Artículo 46 establece de manera taxativa la responsabilidad y obligación que tiene la Administración Pública de “implementar un Sistema Integrado de Conservación –SIC– en cada una de las fases del Ciclo Vital de los Documentos (Archivo de Gestión - Archivo Central - Archivo Histórico)”. El Sistema Integrado de Conservación es definido como el “Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el Sistema de Archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital”.

El proceso de preservación de los documentos producidos y/o recepcionados por la UPRA en cumplimiento de la misión y las funciones asignadas legalmente, tiene como propósito fundamental formular e implementar un conjunto de acciones de conservación preventiva y conservación. 

El proceso de conservación preventiva de los documentos producidos y/o recepcionados por la UPRA en cumplimiento de la misión y las funciones asignadas legalmente, tiene como propósito garantizar el mantenimiento documental, contemplando manejos administrativos y archivísticos, utilización de materiales adecuados, implementación de medidas específicas en la construcción o adecuación de los espacios locativos (edificios y locales), sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.