Conservación Documental

 CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA DOCUMENTOS EN PAPEL

Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismos de alteración, los documentos en soporte de papel sufren constantes cambios en su composición física y funcional, lo cual pone en peligro la información consignada en ellos. En la ciudad de Bogotá D.C., por la tendencia de su clima, este riesgo es mucho mayor, ya que las condiciones ambientales propician la aparición más frecuente de agentes adversos a la estructura molecular del papel mismo. Un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmente transmitido. Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la información que consigna. Cualquier esfuerzo que se emprenda en la UPRA para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tener en cuenta dos factores: prevención y restauración, a eso hace referencia la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a anticipar daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos. Es así, como, la conservación preventiva consiste en una serie de medidas tendientes a evitar el deterioro de los materiales, o bien a detener los procesos de daño ya existentes. Los aspectos preventivos de la conservación se refieren básicamente al entorno físico, es decir, al medio en el que se encuentran los documentos almacenados en estos momentos dentro de la UPRA. En resumen, la conservación preventiva es una forma de anticiparse al daño, anulando y controlando las causas de deterioro de la documentación producida en la UPRA.

El objetivo de la conservación preventiva, que tiene que implementar la UPRA es asegurar a los documentos producidos en el marco de sus funciones las mejores condiciones de almacenamiento, teniendo en cuenta que el medio ambiente afecta su longevidad. Algunos criterios de preservación que se deben tener en cuenta son los siguientes:  Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y durabilidad de los documentos. Para ello, es necesario conocer:  La composición física y química de los documentos almacenados en las áreas de depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteración.  Las causas potenciales de su deterioro.  Establecer políticas racionales de facilitación del acervo documental, con el objeto de proteger los documentos de la excesiva manipulación. Para ello, se recomienda:  Seleccionar los documentos más valiosos y representativos de todo el acervo documental y hacer una réplica o copia de ellos para salvaguardar los originales.