Conservación Documental

 DIAGNÓSTICO

El Archivo General de la Nación –AGN–, expidió el 15 de Octubre de 2014, el Acuerdo 006 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000, con el cual se establecen los criterios generales para la formulación del plan de conservación documental, así como la responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de aplicación para su implementación, seguimiento y control. Mediante este acto administrativo, el AGN brinda una línea base para la implementación del Sistema Integrado de Conservación –SIC–, con un enfoque sistémico de planificación y documentación de los procesos de conservación y preservación, aplicables a documentos físicos y electrónicos, con acciones a corto, mediano y largo plazo. Este instrumento jurídico se crea dentro del marco general de los objetivos del proyecto Sistema Nacional de Archivos Electrónicos –SINAE– y aporta a la estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado para la gestión, conservación y preservación del patrimonio documental y la transparencia en el cumplimiento de la función archivística en Colombia. 

“CAPÍTULO I. GENERALIDADES. ARTÍCULO 1º. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN –SIC–.

 La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.” La Ley General de Archivos –Ley 594 de 2000– en su Título XI y Artículo 46 establece de manera taxativa la responsabilidad y obligación que tiene la Administración Pública de “implementar un Sistema Integrado de Conservación –SIC– en cada una de las fases del Ciclo Vital de los Documentos (Archivo de Gestión - Archivo Central - Archivo Histórico)”. El Sistema Integrado de Conservación es definido como el “Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el Sistema de Archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital”.

El proceso de preservación de los documentos producidos y/o recepcionados por la UPRA en cumplimiento de la misión y las funciones asignadas legalmente, tiene como propósito fundamental formular e implementar un conjunto de acciones de conservación preventiva y conservación. 

El proceso de conservación preventiva de los documentos producidos y/o recepcionados por la UPRA en cumplimiento de la misión y las funciones asignadas legalmente, tiene como propósito garantizar el mantenimiento documental, contemplando manejos administrativos y archivísticos, utilización de materiales adecuados, implementación de medidas específicas en la construcción o adecuación de los espacios locativos (edificios y locales), sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.